La Gestión de la Tesorería y la automatización de su gestión

La gestión de tesorería consiste en la previsión, control y conciliación de los cobros y pagos, y de la organización de los mismos. La gestión óptima no debe limitarse a depender de las circunstancias, permitiendo prever posibles tensiones y estudiar soluciones a los problemas con antelación. En un escenario tan globalizado y competitivo como en el que nos encontramos actualmente, el hecho de controlar con herramientas informáticas adecuadas toda la gestión de las finanzas y de la tesorería es fundamental para cualquier empresa. Realizar asientos contables, elaborar nóminas, emitir facturas, revisar la tesorería y/o preparar presupuestos, ya no son suficientes, es imprescindible dotarse de herramientas eficientes capaces de centralizar y administrar toda esta información con el fin de tomar las mejores y pertinentes decisiones empresariales. No disponer de unas condiciones de cobro y pago definidas, así como un seguimiento de las mismas puede causar posibles problemas de tesorería, provocando como posibles consecuencias una mala imagen frente a los clientes y proveedores. Así, la falta de control de los cobros puede provocar una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que relajen sus políticas de pago. Por su parte, la falta de puntualidad en los pagos puede mermar la confianza de los proveedores y de los acreedores en la empresa. En definitiva, una mala gestión en los cobros y pagos forzará a buscar soluciones que implicarán unos gastos financieros.

 

Para mejorar la tesorería, la informática puede ser considerada como una herramienta básica para conseguir mayor eficiencia en los departamentos de gestión de cobros y pagos. Para una correcta gestión se precisan programas de gestión comercial, de facturación, y de contabilidad, todos ellos relacionados entre sí. Por lo tanto, gran parte del éxito que pueda tener una tesorería, estará dado por la capacidad de ir un paso por delante, anticipándose a las variaciones susceptible de aparecer, llevando un control proactivo de las operaciones que permita anticipar con información precisa y consistente los movimientos. Pero esta información es cada vez más cuantiosa y compleja de tratar, por lo que es necesario hoy en día el uso de un modelo de negocio soportado en tecnología (automatización), gestionado por softwares de tesorería especializados, que sean nativos en ambiente Windows y tecnología web, con capacidad para interactuar con bases de datos relacionales en redes, con protocolos de comunicación de fácil mantenimiento y compatibilidad. Según mi punto de vista, para que esta automatización de la gestión de la tesorería sea eficaz, esta debe ser actualizable, escalable, sencilla y fiable. ¿Por qué digo esto? Pues porque el fin de estas herramientas automatizadas es asegurar información trazable que permita mejorar la gestión de pagos y cobros, mejorar la capacidad de negociación bancaria, optimizar las líneas de financiación, ofrecer una solución global que cubra el ciclo completo de la gestión de la deuda financiera "activo (inversiones) y pasivo (financiación), tanto a corto como a largo plazo, de una forma integrada", facilitar el análisis financiero de la situación global en la que se encuentra una empresa, prever la tesorería en un periodo determinado que permita conocer con la suficiente antelación las necesidades de financiación y control en la evolución de los objetivos fijados, y optimizar los recursos tesoreros en tiempo y costes.

 

Se ha podido observar en empresas que en ocasiones, una mala previsión de cobros o pagos de la sociedad puede llevar a que un pago en un momento determinado suponga un coste financiero importante. Por ello, es de vital importancia contar con un sistema para la gestión de la tesorería que permita la obtención de un cash flow muy cercano a la realidad y que sea la base para la elaboración de un presupuesto de tesorería. Esta planificación permitirá contar con un conocimiento exhaustivo de los conceptos y facilitará consecuentemente la toma de decisiones con anticipación. Además el uso de procesos informáticos en la gestión de la tesorería y de las finanzas permitirá la estandarización de procesos, aportando beneficios económicos y operativos a la organización.y ahorros en tiempos y en costes para el negocio en general. Los beneficios económicos se centran sobre todo en el ahorro de costes y tiempo, y los operativos se centran primordialmente en la explotación de la información y en la simplificación de procedimientos.

 

Los beneficios más destacados de procesos automatizados en la gestión:

 

Económicos:

• Reducción del periodo medio de cobro y de los conflictos con clientes.

• Al comenzar la jornada laboral se dispone de todos los extractos bancarios cargados y conciliados por lo que se ha anticipado la fecha de cierre de tesorería.

• La información se actualiza online, obteniendo un dato único y trazable, lo que supone una reducción de errores y, en consecuencia, una reducción también del tiempo de revisión, lo cual genera menos gasto administrativo y permite una gestión más rápida y eficaz.

 

Operativos:

• Estandarización y monitorización del proceso de cobro y litigio, antes sólo soportado por herramientas ofimáticas (las respuestas de los clientes se mantienen en un sistema, por lo que el acceso a la información resulta más eficiente).

• Cuadro de Mandos online de cobro y disputas realizado en base a la información capturada.

• Informes disponibles y actualizados de forma automática como por ejemplo las caídas de riesgo, el saldo bancario teórico, saldos medios etc.

• Control de los límites de líneas de financiación que ha permitido la optimización del uso de las líneas de financiación.

• Solución global que cubre el ciclo completo de la gestión de la deuda financiera: activo  inversiones) y pasivo (financiación), tanto a corto como a largo plazo, de una forma integrada.

• Mejora en la visibilidad de los flujos de tesorería (se obtienen una previsiones de liquidez ciertas por el hecho de gestionar todos los productos de financiación e inversión en el sistema).

• Trazabilidad en el seguimiento de la evolución del presupuesto.

 

Autor: Francisco Ruiz García